1 Analysera praxis och bestämmelser

Börja den årliga lönekartläggningen med att utvärdera föregående års åtgärdsplan. Ställ frågor som:

• Har planerade åtgärder genomförts? Finns det löneskillnader som inte justerats?
• Hur har lönerna för kvinnor och män utvecklats senaste året?
• Håller tidsplanen och kostnadsberäkningen?

Nästa steg är att hämta information från de lönebestämmelser som tillämpas, exempelvis kollektivavtal, lönepolicy, kriterier för inplacering i lönegrupper och kriterier för individuell lönesättning, bonussystem och andra förmåner som tjänstebil, pensionsavsättning och försäkringar.

Genomgången ska ge underlag för att bedöma om reglerna är könsneutrala och tillämpas lika för kvinnor och män. Genomlysningen är också en förutsättning för att vid analysen kunna ta ställning till om lönenivåer och löneskillnader sakligt kan motiveras. Analysera vilka kvalifikationer/kriterier som används för bedömning av individuell skicklighet/prestation och kontrollera hur de tillämpas.

Analysen av lönebestämmelser omfattar även övriga diskrimineringsgrunder på en strukturell och kollektiv nivå, det handlar då inte om någon kartläggning av löner för olika grupper av anställda.

2 Ta fram löneuppgifter

För att genomföra lönekartläggningen krävs uppgifter från lönesystemet. Först behöver du skapa en lönefil i Excel med person- och löneuppgifter för de anställda. Du kan skapa den själv eller hämta uppgifter från lönesystemet.

Nedan ser du vilka uppgifter som är obligatoriska i lönefilen och hur de ska namnges. Kolumnerna i din lönefil ska ha samma benämningar i rad 1 som anges i exemplet nedan. Det är viktigt att lönefilen innehåller den exakta texten och i samma ordning som beskrivs här. Om en uppgift inte är obligatorisk behöver du inte skapa motsvarande kolumn.

Personnr Ange personnummer med 10 siffror. Om enskilda anställda inte behöver identifieras kan du simulera ett personnummer. Dock måste näst sista siffran visa vilket kön individen har. Jämn siffra för kvinna och udda för man. Om du vill ha ett plotterdiagram som visar löner för kvinnor och män i lika arbete uppdelat på ålder måste födelseår anges på rätt plats i personnumret. Obligatorisk uppgift.

Namn Anställdas namn. Ej obligatorisk uppgift.

Statistikkod Statistikkoden anger vilka arbeten som bedöms vara lika. Lika arbeten ska ha samma kod som ofta finns i lönesystemet. Både siffror och bokstäver kan användas men versaler och gemener kan inte blandas. Du kan ange både en statistikkod och befattningsbenämning men bara en av dem är obligatorisk för att identifiera vilka arbeten som är lika. Max 28 tecken tillsammans om båda anges. Om du inte använder statistikkod ska inte den kolumnen tas med i Excel-filen.

Grupp Obligatorisk uppgift som krävs vid indelning av likvärdiga arbeten i lönekartläggningsverktyget. En grupp består av likvärdiga arbeten. En bedömning eller arbetsvärdering måste ha gjorts på förhand. Om du gjort en arbetsvärdering i Analys Lönelots behöver du inte skriva något i kolumnen grupp. Programmet innehåller en funktion som kopplar ihop resultatet av arbetsvärderingen till motsvarande befattningar i lönefilen. Om du har gjort gruppindelningen på annat sätt måste du i kolumnen ”Grupp” ange en kod som visar vilka arbeten som är likvärdiga. Koden ska vara en bokstav eller en siffra.

Befattning Här skrivs i klartext den befattningsbenämning som varje anställds arbete har. Namnet på befattningen får inte vara för långt eller innehålla ”specialtecken” som exempelvis: / ? &. Kontrollera att alla lika befattningar stavas på samma sätt i lönefilen och att de har samma statistikkod. Export från lönesystemen innehåller ofta fel, t.ex. kan befattning benämnas olika eller ha skrivfel, trots att de har samma befattningskod. Ibland finns fler olika koder på en befattning. Om du väljer att koppla ihop lönekartläggningen med arbetsvärderingen, tänk på att koder och befattningsbenämningar ska överensstämma också där. Du kan ange både en statistikkod och befattningsbenämning men bara en av dem är obligatorisk för att identifiera vilka arbeten som är lika. Max 28 tecken tillsammans om båda anges.

Heltidslön För att ha rätt underlag vid analysen av löneskillnader måste lönebegreppen vara jämförbara. Månadslönen för varje anställd anges. Vid deltid ska lönen räknas om till heltid och timlöner räknas om till månadslöner. Obligatorisk uppgift.

Prestationsmått (Obs! Valfri benämning) Ge kolumnen för det egna måttet ett kort namn, max tio bokstäver. Använd inte specialtecken och inte heller å, ä, ö. Ange för varje anställd ett mått eller värde på den individuella prestationen. Prestationsmåttet måste vara ett heltal. Om du inte skapar en specifik kolumn för prestation kommer programmet att välja ålder som indelningsgrund vid plotterdiagram för lika arbeten. Ej obligatorisk uppgift.

3 Skapa lönekartläggning

Funktionen Strukturdiagram ger diagram som visar lönestrukturen för varje grupp av likvärdiga arbeten. Diagrammet ger en sammanfattande bild i form av löneboxar som visar lönestrukturen för alla anställda som ingår i lönekartläggningen. Det kan användas som ett visuellt underlag för analys av löneskillnader och lönespridning eller som ett verktyg för att skapa en medveten lönestruktur i företaget eller organisationen. Om du redan gjort en arbetsvärdering i Analys Lönelots kopplar du den till lönekartläggningen genom att välja Använd grupper från aktuell arbetsvärdering när du importerar lönefilen. Då ska kolumnen Grupp i lönefilen vara tom. Om du istället har gjort en egen indelning i likvärdiga arbeten ska du ange i vilken grupp varje arbete tillhör i lönefilen och välja Använd grupper från Excelark när du har importerat filen. Programmet skapar nu Excel-filen Lönekartläggning.

4 Analysera löner i lika arbeten

Använd Lönestrukturtabellen för lika arbete och Plotterdiagrammen. Analysera skillnader i lön, lönespridning och löneutveckling för kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika. Skillnader i lön ska kunna förklaras utifrån motiverade sakliga skäl som inte har med den anställdes kön att göra. Vid individuell lönesättning görs analysen på individnivå.

Att tänka på:

• Hela löneskillnaden ska förklaras.
• Bedömningsgrunder ska framgå av lönepolitik, lönekriterier och löneavtal.
• Är ålder/anställningstid ett kriterium vid lönesättning? Om inte, undvik att förklara löneskillnader med hänvisning till skillnader i medelålder.
• Information om löner i omvärlden, om och på vilket sätt ”marknaden” påverkar lönesättningen.
• Vilka arbeten anses vara bristyrken.
• Vilka lönepolitiska strategier finns för att utjämna ”historiskt” satta löner?

5 Analysera löner i likvärdiga arbeten

Använd Lönestrukturtabellen för likvärdiga arbeten och diagrammet Lönestruktur.

Vid likvärdigt arbete ska en jämförelse göras mellan lönerna i kvinnodominerade arbeten och lönerna i icke-kvinnodominerade arbeten i samma grupp av likvärdiga arbeten. Ett arbete kan ses som kvinnodominerat om det traditionellt har utförts av kvinnor eller om det finns mer än 60 procent kvinnor i arbetet. Om det finns kvinnodominerade arbeten med lägre lön än ett icke-kvinnodominerat arbete som har högre lön och lägre svårighetsgrad, ska analysen innefatta en bedömning av denna löneskillnad.

Det finns inget krav i lagen på en arbetsvärdering vid bedömning av vilka arbeten som är likvärdiga. Men i praktiken är det svårt att utan systematik göra en indelning i likvärdiga arbeten.

Att tänka på: Om individerna i ett arbete eller i en grupp är tillräckligt många är det inte troligt att det skulle vara skillnader i skicklighet och uppnådda resultat som är orsak till eventuell skillnad i medellön mellan kvinnor och män. Djupare analyser kan behövas av lönespridningen, hur de individuella lönekriterierna används och om lika möjligheter till utveckling i arbetet föreligger.

6 Dokumentera

Arbetsgivare med minst tio anställda ska dokumentera arbetet med lönekartläggning. De tabeller och diagram som tas ut ur Analys Lönelots utgör stommen i dokumentationen.

Dokumentationen ska innehålla

• en redovisning av resultatet av lönekartläggningen och analysen av löneskillnader,
• en redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att åtgärda förekommande löneskillnader som har direkt eller indirekt samband med kön samt en kostnadsberäkning och
• en tidsplanering. De lönejusteringar som behöver vidtas ska genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år.

7 Analys Lönelots - användningsområden

Jämställda löner Lönerna på den svenska arbetsmarknaden är långt ifrån jämställda.

Årliga lönekartläggningar är en bra metod för att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader. Om alla arbetsgivare följer lagen och genomför kartläggningar och åtgärder kommer löneskillnaderna mellan kvinnor och män att minska.

Lönekriterier och lönesamtal Ett skräddarsytt arbetsvärderingssystem är en bra grund för att ta fram inviduella lönekriterier. Faktorer i arbetsvärderingssystemet kan definieras som individuella kvalifikationer och ge underlag för bedömning av individens skicklighet i arbetet.

Lönesamtalen får bättre kvalitet både för chef och medarbetare när de grundas på en fördjupad kunskap om arbetsuppgifternas faktiska innehåll.

Organisationsutveckling Analysen skapar värde i organisationen genom att synliggöra otydligheter i arbetsorganisationen och ansvarsfördelningen.

Underlag för löneförhandlingar Detta är det klassiska användningsområdet för arbetsvärdering. I löneavtalen anges ofta att lönesättningen ska vara individuell och differentierad. Lönen bestäms utifrån ansvaret och svårighetsgraden i arbetet, förmågan att uppfylla kraven. Årliga lönekartläggningar är en given del i löneförhandlingarna.

Attraktiv arbetsgivare En jämställd arbetsgivare är en attraktiv arbetsgivare. Lönekartläggningen synliggör omedvetna fördomar och ger därmed möjligheter till medvetna och långsiktiga satsningar.

Att vara känd för en jämställd lönpolitik innebär bra rekryteringsmöjligheter och medarbetare som känner trygghet kring utveckling och förväntningar i arbetet.